E-MAIL-ARCHIVIERUNG FÜR ALLE FIRMEN SEIT 01.01.2017 PFLICHT

Bereits seit Jahren war bekannt, dass es eine Verpflichtung für Unternehmen zur Archivierung ihrer E-Mails gibt. Diverse Ausnahmen haben allerdings die Notwendigkeit dafür in die Zukunft verlagert.

Seit dem 01.01.2017 ist E-Mail-Archivierung eine gesetzliche Pflicht. Ab diesem Zeitpunkt gelten die

 “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” vollumfänglich.

Die Übergangsfristen endeten zum 31.12.2016!!!

Das bedeutet:

Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt ausnahmslos für alle Unternehmen, unabhängig ihrer Größe, die Geschäfte auf digitalen Wegen abwickeln!

Werden Handelsbriefe, Angebote, Rechnungen per E-Mail versandt, MUSS archiviert werden und zwar in der Form, in der die Dokumente (E-Mails) vorliegen. Spätestens seit 31.12.2016 muss eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein. Ab dem 01.01.2017 muss es jeder Wirtschaftsprüfer melden und jedes Finanzamt ahnden, wenn nicht ordnungsgemäß archiviert wird. E-Mails müssen nachweislich unveränderbar und revisionssicher vorliegen. Die Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln ist hierfür der beste Weg, um eine rechtssichere Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125) zu erreichen.

Wir helfen Ihnen, diesen gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen. Unsere Archivierungslösung bietet alle Merkmale, diese Aufgabe zuverlässig zu erfüllen.